Inleiding
De “Wetswijziging deponering in handelsregister langs elektronische weg” en het bijbehorende “Besluit elektronische deponering handelsregister” treden per 1 juli 2016 in werking. Hiermee worden rechtspersonen verplicht de jaarrekening voortaan digitaal te deponeren.
Gefaseerde invoering
De verplichting tot het elektronisch deponeren van de jaarrekening wordt gefaseerd ingevoerd. Micro-ondernemingen en kleine rechtspersonen zullen vanaf het boekjaar 2016 de jaarrekening elektronisch dienen te deponeren. Voor middelgrote rechtspersonen zal deze verplichting vanaf het boekjaar 2017 gelden. Grote rechtspersonen hoeven (voorlopig) nog niet tot het elektronisch deponeren van de jaarrekening over te gaan. Naar verwachting zal deze verplichting voor grote rechtspersonen vanaf het boekjaar 2019 worden ingevoerd. Het voornemen bestaat om de wetgeving op dit gebied voor grote rechtspersonen af te stemmen op de Europese wetgeving (Europees elektronisch rapportageformaat) voor uitgevende instellingen (beursgenoteerde ondernemingen) die eraan zit te komen.
Teneinde te kwalificeren als een micro-onderneming, kleine, middelgrote of grote rechtspersoon moet een rechtspersoon op twee opeenvolgende balansdata voldoen aan ten minste twee van de in onderstaand schema genoemde vereisten.
Ontheffing
Bepaalde rechtspersonen zijn uitgezonderd van de verplichting tot het elektronisch deponeren van de jaarrekening:
- Rechtspersonen met een statutaire zetel buiten Nederland;
- Uitgevende instellingen;
- Middelgrote rechtspersonen die deel uitmaken van een groep met aan het hoofd van de groep een uitgevende instelling en/of rechtspersoon waarop de verplichting tot het elektronisch deponeren van de jaarrekening niet van toepassing is.
SBR
Waar voorheen de jaarrekening kon worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel (“KVK”) door verzending per post of per e-mail dient dit voortaan via elektronische weg te geschieden. De jaarrekening dient via Standard Business Reporting (SBR) te worden gedeponeerd. Dit is de nieuwe nationale standaard voor de digitale samenstelling en uitwisseling van bedrijfsmatige rapportages. Door uniformering en standaardisering van de methode voor het samenstellen van bedrijfsmatige rapportages (waaronder de jaarrekening) zou het efficiënt hergebruik hiervan gestimuleerd moeten worden. Door bij het opstellen van de jaarrekening in de eigen boekhouding gebruik te maken van SBR-standaarden, kunnen gegevens uit die boekhouding door de ondernemer straks ook worden gebruikt voor andere applicaties en (toekomstige) andere uitvragende partijen, zoals overheidspartijen, banken en intermediairs. Het is dan niet meer nodig verantwoordingsrapportages via verschillende procedures en formats bij de uitvragende (overheids)partijen aan te leveren. Om via SBR te kunnen deponeren is software benodigd die compatible is met SBR, waarover uw accountant of boekhouder doorgaans zal beschikken.
Wijze van indienen
Micro- en kleine rechtspersonen hebben de keuze om te deponeren via:
- De online service “Zelf deponeren jaarrekening” van de KVK: de gegevens voor het opstellen van de jaarrekening dienen handmatig te worden ingevoerd en de KVK zorgt voor verdere verwerking via SBR, of
- SBR: hiervoor is SBR-compatible software benodigd.
Middelgrote rechtspersonen hebben slechts de mogelijkheid de jaarrekening via SBR te deponeren.
Niet naleving elektronische publicatieplicht
Rechtspersonen die de jaarrekening niet elektronisch deponeren handelen in strijd met de in de wet voorgeschreven wijze voor het openbaar maken van de jaarrekening (art. 2:394 BW), hetgeen een strafrechtelijke overtreding is krachtens de wet op de economisch delicten. Daarnaast geldt voor bestuurders van BV’s en NV’s dat het niet krachtens art. 2:294 BW openbaar maken van de jaarrekening (in beginsel) leidt tot kennelijk onbehoorlijk bestuur dat wordt vermoed een belangrijke oorzaak van het faillissement te zijn. Slaagt de bestuurder er niet in te bewijzen dat er andere belangrijke oorzaken ten grondslag liggen aan het faillissement, dan is hij in beginsel aansprakelijk voor het gehele faillissementstekort. Het niet naleven van de elektronische deponeringsplicht is in strijd met art. 2:394 BW en zou aldus verstrekkende gevolgen kunnen hebben in het kader van bestuurdersaansprakelijkheid.
Deze bijdrage is geschreven door mr. Philippe van den Heuvel (sectie ondernemings-, insolventierecht; pvdheuvel@thuispartners.nl).