Werkgevers verwerken veel persoonsgegevens van hun werknemers in een personeelsdossier. Dat is ook noodzakelijk om een goede uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst met een werknemer. Bij gegevensverwerking in het kader van de arbeidsovereenkomst, moet de privacy van werknemers niet uit het oog worden verloren. In onze dagelijkse praktijk zien wij dat werkgevers in toenemende mate aan lopen tegen privacy aspecten op de werkvloer en meer specifiek (de inhoud van) het personeelsdossier. Deze bijdrage geeft een kort en praktisch overzicht van de relevante aspecten.
Inhoud personeelsdossier
Personeelsdossiers moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG). Werkgevers zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van gegevens. In het personeelsdossier mogen niet meer gegevens worden vastgelegd dan nodig is. Dat wil zeggen dat in het personeelsdossier alleen gegevens mogen worden opgenomen die noodzakelijk zijn om de arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren. Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan een werkgever beslissingen over werknemers kan onderbouwen, zoals bijvoorbeeld over salarisverhogingen of ontslag. Ook bevat het personeelsdossier gegevens die nodig zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het betalen van belasting en premies. Andere gegevens die mogen worden opgeslagen, zijn gegevens die belangrijk zijn met het oog op personeelsbeleid.
Kort gezegd mogen in het personeelsdossier worden opgenomen:
- Kopie identiteitsbewijs;
- Contactgegevens;
- Burgerservicenummer (BSN);
- Klachten;
- Waarschuwingen;
- Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken die ook met de werknemer zijn gedeeld;
- Persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende;
- Verzuimfrequentie (maar géén gegevens over de aard van het verzuim).
Niet mogen worden opgenomen:
- Medische gegevens (gegevens in verband met het re-integratietraject moeten worden opgenomen in een apart verzuimdossier, waarin evenmin medische gegevens mogen worden opgeslagen);
- Strafrechtelijke gegevens, uitgezonderd de situatie dat di noodzakelijk is om de belangen van de werkgever te beschermen, omdat het gaat om strafbare feiten jegens de werkgever of andere werknemers;
- Andere bijzondere persoonsgegevens als ras/etniciteit, seksuele geaardheid of politieke voorkeur.
Rechten en plichten personeelsdossiers
De AVG kent een aantal verplichtingen die gelden voor alle verwerkingen van persoonsgegevens en dus ook voor het verwerken van gegevens in een personeelsdossier. Zo moet u uw werknemers informeren over welke gegevens er worden verwerkt en hoe dat gebeurt. Dat kunt u doen in een privacyverklaring en/of privacybeleid. Personeelsdossiers dienen daarnaast voldoende te worden beveiligd, zodat deze niet verloren raken of kunnen worden ingezien door personen die daar niet toe bevoegd zijn.
Werknemers hebben een aantal rechten als het gaat om hun gegevens in het personeelsdossier. Zij hebben een recht van inzage in (in beginsel) het hele personeelsdossier. In rechtspraak wordt evenwel aangenomen dat interne notities van leidinggevenden niet onder het inzagerecht vallen. Het inzagerecht is veelvuldig onderwerp van juridische procedures en wordt vaak oneigenlijk door werknemers gebruikt. Het recht op inzage is evenwel bedoeld om werknemers in staat te stellen te beoordelen of hun gegevens in overeenstemming met de AVG worden verwerkt en niet voor allerlei andere doeleinden.
Behalve het inzagerecht, hebben werknemers nog een aantal andere rechten, zoals het recht om hun gegevens te rectificeren als deze onjuist zijn, het recht op verwijdering van hun gegevens als deze niet langer nodig zijn en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens en/of om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bewaartermijnen personeelsdossier
De AVG schrijft voor, dat gegevens niet langer mogen worden verwerkt dan noodzakelijk is. Soms is er voor het bewaren van gegevens een wettelijke termijn. Gegevens uit de salarisadministratie moeten bijvoorbeeld gedurende 7 jaren nadat de werknemer uit dienst is worden bewaard. Loonbelastingverklaringen en een kopie van identiteitsbewijs moeten gedurende 5 jaren worden bewaard. Voor andere gegevens in het personeelsdossier (zoals bijvoorbeeld verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken of brieven over promotie) staat niet in de wet hoe lang u die moet bewaren. Voor die gegevens geldt over het algemeen dat u die 2 jaar dient te bewaren nadat de werknemer uit dienst is. Als de gegevens echter eerder niet meer nodig zijn, dan moeten ze eerder worden verwijderd. U kunt gegevens van uw (ex-)werknemer echter langer bewaren als er een arbeidsconflict met deze werknemer is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.
Privacy is een steeds belangrijker wordend onderwerp en werknemers doen in toenemende mate een beroep op de rechten die de AVG hen geeft. Bij vragen over de privacy regels die gelden in de arbeidsrelatie, kunt u uiteraard altijd contact met ons opnemen.
