Mei is voor de meeste personen in loondienst een graag geziene maand; naast het gebruikelijke maandloon krijgt men ook vakantiegeld uitgekeerd (en een eventuele belastingteruggave). Ook worden normaal gesproken rond deze tijd zomervakanties ingepland en reizen geboekt. De aanhoudende coronacrisis zorgt echter voor veel onzekerheid; zo verkeren veel werkgevers in financieel zwaar weer, waarvoor zij verschillende steunmaatregelen kunnen aantrekken. De uitbetaling van het vakantiegeld zou voor velen van hen de spreekwoordelijke druppel kunnen zijn die de emmer doet overlopen. In deze bijdrage wordt beschreven waar een werkgever de komende paar maanden rekening mee moet houden ten aanzien van vakanties van werknemers en het uitkeren van vakantiegeld.
Vakantie: het opnemen van vakantiedagen
Het inplannen van vakantie wordt zoveel mogelijk in afstemming met de werknemer gedaan, ingevolge art. 7:638 lid 1 BW. De werkgever dient aldus rekening te houden met de wensen van de werknemer, behoudens gewichtige redenen (art. 7:638 lid 2 BW). Dit uitgangspunt geldt tevens tijdens de coronacrisis. Zo kan een werkgever zijn werknemer vragen om vakantiedagen op te nemen in een periode dat er weinig of geen werk is. De werknemer mag een dergelijk voorstel echter weigeren; de werknemer kan dus niet verplicht worden om in een bepaalde periode vakantie op te nemen.
Vakantie: op reis in coronatijd
Al vanaf de start van de coronacrisis luidt het reisadvies vanuit de overheid als volgt: blijf thuis, tenzij het niet anders kan. Hoewel de maatregelen steeds minder streng worden, blijft het advies toch om zoveel mogelijk thuis te blijven en onnodige reizen naar het buitenland te vermijden. Een werkgever kan zijn werknemers niet verbieden om op vakantie te gaan tijdens opgenomen vakantiedagen, maar hij kan wel afraden om naar bepaalde bestemmingen te reizen. Indien een negatief reisadvies door de werkgever is afgegeven, komen eventuele risico’s (zoals het niet tijdig terugkeren door een lockdown en niet kunnen werken door verplichte quarantaine) in dergelijke gevallen voor rekening van de werknemer. Doorbetaling van het loon is dan niet altijd verplicht.
Vakantiegeld: algemeen
Elke werknemer in loondienst heeft recht op uitbetaling van vakantiegeld. De hoogte van het vakantiegeld is op grond van art. 15 lid 1 Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag minimaal 8% van het bruto jaarsalaris. Daaraan heeft de wetgever wel een maximum gesteld; indien de werknemer méér dan driemaal het minimumloon verdient, hoeft er geen vakantiegeld over het meerdere betaald te worden. Het maximale vakantiegeld is dan 8% van driemaal het minimumloon op jaarbasis. Het vakantiegeld wordt berekend over de periode dat de werknemer werkzaam is geweest bij de werkgever. Ook tijdens ziekte bouwt een werknemer vakantiegeld op. Sinds 2018 dient een werkgever ook over eventueel gewerkte overuren vakantiegeld uit te betalen.
Vakantiegeld: financiering door steunmaatregelen?
Veel ondernemers in de horeca, het bedrijfsleven en de toeristische industrie hebben steunmaatregelen aangevraagd, zoals de NOW of de Tozo. Met dergelijke maatregelen wordt gepoogd om bedrijven die door de coronacrisis zijn geraakt niet te laten failleren. Op basis van de NOW3 kan een werkgever maximaal 85% van de loonkosten die hij maakt vergoed krijgen. Bij de berekening en toekenning van de NOW wordt rekening gehouden met het uit te betalen vakantiegeld, aangezien het vakantiegeld telt als onderdeel van het loon. Het UWV betaalt in dat geval het grootste gedeelte van zowel het maandelijkse loon als het vakantiegeld. Voor zowel werkgevers die overheidssteun ontvangen als werkgevers die geen recht hebben op de NOW, kan de betaling van het vakantiegeld desalniettemin problematisch blijken. Dit ontslaat hen echter niet van de wettelijke verplichting om het vakantiegeld tijdig uit te keren aan hun werknemers, ook wanneer zij hun werknemers afraden om op vakantie te gaan naar het buitenland.
Vakantiegeld: wat zijn de gevolgen?
De werkgever is dus verplicht om het vakantiegeld tijdig aan de werknemer over te maken. Op grond van artikel 17 lid 1 Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag dient uitbetaling uiterlijk in de maand juni te geschieden. Als de werkgever het vakantiegeld te laat uitkeert, kan de werknemer een procedure starten en loopt de werkgever het risico wettelijke rente en de wettelijke verhoging over het vakantiegeld te moeten betalen. De wettelijke verhoging kan oplopen tot 50% van het uit te betalen vakantiegeld. Het is echter op grond van artikel 17 lid 2 Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag mogelijk om een afwijkende regeling te treffen met de werknemer over de uitbetaling van het vakantiegeld. Werkgever en werknemer kunnen bijvoorbeeld overeenkomen om het vakantiegeld later uit te betalen of middels een betaalregeling. Zo kan het voor werkgevers in de horecasector verstandig zijn om de betaling van het vakantiegeld (met goedvinden van de werknemer) uit te stellen na het hoogseizoen in de zomer, zodat in deze periode flink wat opbrengsten kunnen worden gegenereerd. De werkgever heeft dan voldoende tijd om zich (financieel) voor te bereiden op de uitbetaling van het vakantiegeld aan zijn werknemers. In de meeste gevallen zal een werknemer begrijpen dat een werkgever in financieel zwaar weer verkeert door de coronacrisis en zal daarom bereid zijn enigszins mee te bewegen met de werkgever. Het is in elk geval wettelijk vastgelegd dat de werknemer éénmaal per jaar het vakantiegeld dient te ontvangen.
Conclusie
De werkgever kan in samenspraak met zijn werknemer veel voor elkaar krijgen. Zo kan worden afgesproken dat de werknemer vakantiedagen opneemt in een periode die voor de werkgever gunstig uitkomt. Indien de werknemer (tegen het advies van de werkgever in) op reis gaat, komen de risico’s van de reis niet altijd voor rekening van de werkgever.
De werkgever blijft echter verplicht om het vakantiegeld van de werknemer te voldoen; ook in coronatijd. Dat neemt niet weg dat sommige werkgevers (al dan niet door de overheid gesteund) toch problemen kunnen ondervinden bij de uitbetaling van het vakantiegeld. Het is daarom van belang om samen met de werknemer om tafel te gaan zitten en duidelijk af te spreken (1) wanneer het vakantiegeld uitgekeerd wordt en (2) of dit in fases gebeurt. Indien de werkgever het vakantiegeld te laat uitbetaald loopt hij namelijk het risico om 50% van het vakantiegeld extra te moeten uitkeren.
Deze bijdrage is geschreven door mr. Emile Savelkoul (esavelkoul@thuispartners.nl). Heeft u vragen over het (laten) opnemen van vakantiedagen of over de uitbetaling van het vakantiegeld? Neem dan contact op met een van onze arbeidsrechtspecialisten .
‘In samenspraak met je werknemers kun je als werkgever veel voor elkaar krijgen.’